لم يعد استعراض الأفكار والاقتراحات من خلال بوربوينت (PowerPoint) يقتصر على أخصائي الاتصال فحسب، بل أصبح أداة هامة لدى جميع المتخصصين في قطاعات وأقسام مختلفة، لتساعدهم على استعراض أفكارهم بما يُسهم في توضيح رؤيتهم لدى صانع القرار أو صاحب الصلاحيات لاتخاذ ما يلزم.
ولأن “بوربوينت” من أهم أدوات الاتصال فإنه يجب إتقان استخدامه كون جميع الأنشطة الاتصالية وكذا خطط الحملات الإعلامية مبنية في الأساس على طريقة استعراض الأفكار والتكتيكات بصورة تجعل قرار اعتمادها أو رفضها مبنيٌ على رؤية شاملة.
وتضمنت التحديثات الأخيرة لـ “بوربوينت” العديد من الخيارات التي يمكن من خلالها تبسيط أي فكرة معقدة، وذلك باستخدام عدد من الأدوات مثل إضافة فيديو أو صورة أو حتى عبر استخدام الأشكال الهندسية، فضلًا عن الإمكانات الكبيرة المتعلقة بالتنسيق والتصميم، والتي تقود إلى مرونة الاستعراض وبساطة عرض الأفكار والإجراءات أمام صاحب الصلاحية أو صانع القرار.
هنا تكمن أهمية الحفاظ على الشكل البصري لطريقة الاستعراض، والتي يمكن أن نلخصها وفق النقاط الآتية:
1. تسلسل الأفكار
يُعد سرد الفكرة بطريقة تسلسلية من أهم الخطوات التى تُسهّل عملية اتخاذ القرار المناسب ومصير الفكرة المعروضة، لذا يجب على أخصائيي الاتصال والإعلام إدراك الأنماط التسلسلية المُتّبعة في هذا الشأن، والتي تعتمد في الغالب على البدء بتحديد المشكلة الأساسية بشكل مختصر، ثم استعراض بعض التحديات التي واجهتها، وأخيرًا عرض الحلول المناسبة والتوصيات، بحيث يُختتم العرض بالخطوات اللاحقة أو الموافقات التي تتطلبها عملية حل المشكلة.
- غلاف يحتوي على عنوان العرض و تاريخه و رقم النسخة
- فهرس بالموضوعات التي سيتم عرضها.
- مقدمة أو نبذة عن الفكرة أو المشكلة
- خيارات لآليات وطرق تنفيذ الحلول.
- تحديد الاشتراطات اللازمة لتنفيذ الحلول.
- ملخص لما تم عرضه بشكلٍ موجز والحل الأنسب لعملية تنفيذ الفكرة.
- تحديد الاحتياجات اللازمة للبدء في التنفيذ من أمور مالية أو لوجستية.
- غلاف الخاتمة (ويحتوي على عبارة شكر أو امتنان تعبر عن انتهاء العرض).
2. المحافظة على الهوية المؤسسية
في أغلب المؤسسات الحكومية أو القطاعات الخاصة، هناك ما يُعرف بـ “دليل الهوية العامة”، الذي يحتوي على بعض التعليمات الأساسية للحفاظ على الشكل المؤسسي من ألوان وخطوط وغيرها من أساسات الهوية العامة، وغالبًا ما تحتوي تلك الأدلة على نماذج للعروض المحتوية على ملف فارغ يتضمن شرائح جاهزة للاستخدام، على سبيل المثال شكل الغلاف أو طريقة استعراض الشكل الفني للموضوعات والعنوان أو حتى شرائح التنقل بين المواضيع، فضلًا عن الألوان الأساسية والفرعية والخطوط التي ستُستخدم في العروض بناءً على سياسة الهوية العامة، وفي المثال أدناه عرض قُدِّم من شركة “إيرنست أند يونغ” (EY) -هي شركة عالمية متخصصة في الاستشارات الاستراتيجية- يُلاحظ من خلاله طريقة الحفاظ على الهوية المؤسسية في جميع الشرائح.
3. إضافة بعض اللمسات البصرية
من الضروري أن تضفي على الشرائح المعروضة بعض اللمسات البصرية والتي تعكس الشرح الذى يستمع إليه الحضور، وذلك من خلال إضافة صور فنية وأيقونات جمالية تعطي الشكل الفني المطلوب حتى لا يمل المشاهد من كثرة النصوص المعروضة، كما أنها تعد الطريقة المُثلى لملء المساحات البيضاء الفارغة التي قد تتضمنها الشرائح، ويمكن أيضًا لفت انتباه الحضور من خلال تنسيق بعض الكلمات أو الأرقام بما يُعطي أهمية أكبر لبعض النقاط المذكورة في الشريحة، كما هو الحال في المثال أدناه.
4. استخدام الأشكال الهندسية
يُعد استخدام الأشكال الهندسية (الخطوط المستقيمة والدوائر والمربعات وغيرها) في برنامج “بوربوينت” الأداة المُثلى لاستعراض الفكرة بطريقة مبتكرة قد يصعب استعراضها عن طريق النصوص أو الصور، فعند استخدام تلك الأشكال بطريقة إبداعية فإنها تُسهل العديد من الأفكار المعقدة وتبسط سلسلة إجراءات قد تكون شديدة التشعب والتقاطع ويصعب كتابتها أو شرحها، كما أن تلك الأشكال الهندسية قد تُستخدم في عملية تنسيق الشكل الفني للشرائح، على سبيل المثال يُمكنك استخدام شكل الدائرة كنقاط لاستعراض بعض الموضوعات بطريقة مُنسقة أو الخطوط المائلة كانحناءات فنية تفصل بين موضوعين في نفس الشريحة، كما تستخدم بعض العروض الأشكال الهندسية لاستعراض بيانات أو أرقام إحصائية بشكل مبتكر.
5. تضمين الرسومات البيانية
عند استعراض بعض الأرقام والبيانات، فإنه من الضروري إعادة تصميمها بألوان الهوية المؤسسية أو استخدام الأشكال الهندسية لإعادة تصميمها، مع العلم أن عملية تصميم بعض هذه البيانات الرقمية قد تبدو معقدة، لذا فإنه يجب اختيار الرسومات البيانية الرقمية التي من شأنها تبسيط العملية، فعلى سبيل المثال إذا كنت تود استعراض البيانات الشبكية عليك التخلي عن البيانات التي لا تحتاجها بشكل رئيسي في الشريحة أو الاحتفاظ بالتصميم كما هو في التقرير المطبوع بدلًا من استعراضه في شريحة العرض.
6. صمم كما لو كان العرض مطبوعًا
في بعض الحالات قد لا تستطيع عرض المادة أمام المسؤولين أو متخذي القرار وتكتفي فقط بطباعته أو إرساله عبر البريد الإلكتروني، لذا فمن الضروري وضع جميع المعلومات المهمة التي تود شرحها في شكل نقاط مختصرة في الشريحة، حتى يسهل وصول المعلومات لمتخذ القرار عند قراءتها بشكل منفرد ومن دون استعراضها من مصممها، فعلى سبيل المثال فإنه من الضروري الإشارة في شرائح العرض إلى مصادر بعض الاقتباسات من أرقام وحقائق معروضة، حتى يتسنى للمطّلع عليها معرفة من أين أتت تلك الأرقام؟ أو كيف تمت عملية الشراء؟ على سبيل المثال، وغيرها من الأمور التي يجب إبرازها حتى لا تفقد الشريحة أي معلومات مهمة.