استخدام النشرة البريدية ضمن قنواتك الاتصالية

القنوات الاتصالية هو المحور الثاني ويعتبر أحد أهم المحاور الإعلامية. أغلب المؤسسات سواء كانت حكومية أو من القطاع الخص يجهل أهمية وجود النشرة البريدية ضمن أعمدة القنوات الاتصالية للجهة فالأغلب يعتمد بشكل كبير وجود حسابات اجتماعية على وسائل التواصل أو وجود موقع إلكتروني ويكتفي إلى هذا الحد لإيصال منتجات الجهة للجمهور المستهدف.

ويمكننا تعريف النشرة البريدية بأنها قناة اتصال عبر البريد الإلكتروني لمجموعة غير محددة من الجمهور المستهدف يمكن من خلالها نشر منتجات الجهة بشكل دوري إما أسبوعياً أو بشكل شهري وفي بعض الجهات قد يكون النشرة البريدية بشكل يومي. كما يجب الأخذ في الاعتبار أن النشرة البريدية ليست مقتصرة على الجمهور الخارجي (خارج المؤسسة) بل أيضاً الجمهور الداخلي للمؤسسة وهو نوع من أنواع التوعية المؤسسية بالأنشطة وأخر الأخبار والإنجازات التي يجب على جميع العاملين في المؤسسة معرفتها أو الإطلاع عليه.

وبحسب طبيعة عمل الجهة فإن النشرة البريدية قد يعتمد على عدة عوامل مثل عملية الإحاطة الدورية أو محتويات النشرة البريدية أو طريقة الاستعراض، وقد يختلف الآلية بحسب طبيعة الجمهور المستهدف فإن كان نسبة استخدام لجمهور ما متصفحات الأجهزة اللوحية أعلى من متصفحات أجهزة الحاسوب فإن الشكل الفني للنشرة البريدية قد يكون مختلفاً نوعاً، وهذا ينطبق على حال كمية أقسام محتويات النشرة البريدية، ففي بعض الحالات يكون النشرة البريدية قد لا يتجاوز عدة أقسام تعطي ملخص عام لمحتويات الجهة. وفي بعض الأوقات قد يكون إعلان عن تدشين خدمة ما في جهة حكومية أو مرور النشرة البريدية بفترة موسمية يعلن فيها القطاع الخاص عن تخفيض بعض من منتجاتها فإن محتوى النشرة البريدية قد يكون عبارة عن محتوى واحد يركز فيها عملية تفاعل الجمهور مع المحتوى المراد إيصاله عبر النشرة البريدية.

أمثلة للنشرة البريدية لبعض الجهات والمؤسسات

ويمكننا تقسيم النشرة البريدية بشكل عام إلى ثلاث مستويات أساسية قد تزيد أو تنقص عند أي جهة بحسب طبيعة الأعمال ومن الضروري اختيار أوقات وصول وطريقة الوصول النشرة البريدية للجمهور المستهدف:

المستوى الأول: النشرة البريدية الشهرية.

ويمكن أن يكون هذه النشرة بشكل شهري يلخص أهم الأعمال والأخبار والإنجازات التي قامت بها الجهة، حتى يكون الجمهور المستهدف على اطلاع بشكل شهري على أهم الأخبار.

المستوى الثاني: النشرة البريدية الأسبوعية.

بحسب طبيعة الأعمال فإن بعض الجهات قد ترى أن يكون هناك نشرة بريدية أسبوعية يتم تحديث فيها أنشطة الجهة فعلى سبيل المثال “الهيئة العامة للترفيه“، بحسب طبيعة عملها فإنه يجب أن يكون هناك نشرة بريدية بشكل أسبوعي يتم تحديث فيها الجمهور المستهدف بأهم الأنشطة والفعاليات التي قامت بها خلال الأسبوع المنصرم وأهم الفعاليات التي ستقام خلال الأسبوع القادم.

المستوى الثالث: النشرة البريدية اليومية.

بحسب طبيعة الجهة وسلوكها الاتصالي مع جمهورها المستهدف فإن النشرة البريدية اليومية قد يكون هو أفضل حل لعملية استخدام النشرة البريدية. وقد يكون استخدام النشرة البريدية بشكل يومي بشكل متفاوت لدى بعض الجهات عند حدوث مناسبة ما كتهنئة دخول شهر رمضان المبارك، أو عند إعلان افتتاح فرع جديد لإحدى شركات القطاع الخاص. لكن في أغلب الأحيان قد يلجأ بعض الجهات في حالات كالكوارث الطبيعية باستخدام النشرة البريدية بشكل يومي لتنبيه الطلاب والطالبات لجامعة ما عن طرق الحماية وأخذ الحيطة والحذر والتعامل مع الكارثة.

ومن أحد أهم أسباب نجاح استخدام قناة النشرة البريدية هو وجود أقسام للمحتويات يمكن تغذيتها بشكل دوري للجمهور المستهدف بحيث يمكن للجمهور المستهدف التكيف مع شكل وهوية ومحتويات النشرة البريدية وأوقات استلامها بشكل مستدام دون وجود عوائق يعرقل تزويد الجمهور بمحتويات النشرة البريدية. لذا عند إنشاء نشرة بريدية يجب أن يكون التخطيط لها جيد فمن الضروري أن يكون هناك هوية مرتبطة بهوية الجهة وعلى مختلف المتصفحات وبمختلف اللغات الأساسية للجمهور المستهدف.

كما يجب الأخذ في الاعتبار أن النشرات البريدية التي تحتوي على تفاصيل كثيرة فإن أغلب تلك المحتويات لا يتم قراءتها من خلال الجمهور المستهدف فالهدف الأساسي الذي يجب ألا نغفل عنه عند بناء محتويات النشرة البريدية هو اختصار تلك المحتويات مع وجود خيار لتفاصيل تلك المحتويات عبر تضمين الرابط الإلكتروني للمحتوى على الموقع الإلكتروني للجهة.

وحتى نضمن مؤشرات أداء واضحة، يجب عند تخطيط النشرة البريدية وضع مؤشرات تشغيلية ومؤشرات متعلقة بالمخرجات حتى يمكن للجهة قياس فاعلية النشرة البريدية، ويمكن قياس أثر النشرة البريدية عبر عدة عوامل سواء كانت من الناحية التشغيلية مثل (عدد النشرات البريدية التي تم نشرها بحسب الجمهور المستهدف أو عدد النشرات البريدية التي تم نشرها بلغات غير العربية) أو من جانب المخرجات مثل (كم عدد الذين تصفحوا الموقع الإلكتروني عبر النشرة البريدية، أو عدد الأشخاص الذين تصفحوا النشرة البريدية بشكل كامل) وغيرها من المؤشرات. ويمكن استخدام الاستبانة أو البرامج الفنية الخاصة لقياس تلك المؤشرات.

ومن العوامل المؤثرة في نجاح النشرة البريدية هو سهولة استخدام النشرة البريدية (تجربة المستخدم) من قبل المستخدم النهائي، ففي بعض الحالات الخاطئة تستخدم بعض الجهات النشرة البريدية على هيئة صورة تم تصميمها ونشرها على النشرة البريدية وهو أمر غير عملي للمستخدم النهائي وفي بعض الحالات بحسب قوة الشبكة فإن بعض تلك التصاميم قد يستغرق وقت أكثر للتحميل أو التصفح. فمن الضروري أن يكون تصميم النشرة البريدية عن طريق استخدام لغات برمجية (برمجة واجهة المستخدم) يمكن من خلالها وضع روابط إلكترونية أو تحميل صور أو ملفات من قواعد البيانات.

قائمة بالمواقع التي قد تفيدك لبناء النشرة البريدية
مقالات اخرى: