التخطيط للفعاليات والمناسبات الاتصالية

كأخصائي اتصال فأنت مطالب بالعمل على تخطيط الفعاليات والمناسبات الإعلامية للجهة أو المؤسسة التي تعمل فيها. قد تختلف تلك الفعاليات والمناسبات بحسب طبيعة وأهداف الجهة أو المؤسسة، فهناك مؤسسات تقوم بشكل سنوي الإعداد لمؤتمر أو معرض تعرض من خلالها على منتجاتها وبرامجها وأنشطتها في حين هناك جهات تعتمد بشكل شبه يومي الإعداد أو المشاركة في المعارض والمناسبات مثل هيئة تنمية الصادرات السعودية أو الهيئة السعودية للمواصفات والمقاييس والجودة وكذلك المؤسسات الخاصة المتعلقة بمبيعات السيارات أو المواد الاستهلاكية وغيرها من الجهات الحكومية أو الخاصة.الفعاليات والمناسبات هي إحدى القنوات الإعلامية غير الإلكترونية والتي غالباً ما يتم على أرض الواقع بغض النظر عن الفعاليات والمناسبات التي استحدثت وتطور مفهومها إبان أزمة كوفيد-19 والذي دفع بعقد تلك الفعاليات والمناسبات عبر العالم الافتراضي.

ولضمان نجاح المشاركة أو الإعداد للمعارض والمؤتمرات أو الندوات فإنه يجب التخطيط لهذه المناسبات والفعاليات بشكل يضمن وجود تأثير إعلامي على المستفيد النهائي. في هذا المقال سنشرح إحدى الطرق التي يمكن من خلالها أي أخصائي إتصال وإعلام التخطيط للفعاليات والمناسبات الإعلامية. قالب الفعاليات هو قالب نشر عام 2016م ومصمم من قبل (Ruud Janssen وRoel Frissen) وهم خبراء في قطاع الضيافة والفعاليات والاجتماعات، استحدثوا قالب يساعد صناع الفعاليات كأخصائي الاتصال والإعلام على تصميم والتخطيط للفعاليات والمناسبات بشكل فعال يضمن تفاعل الزوار والحضور مع منتجات الفعالية وبما يضمن عائد استثماري سواء كان عائد مادي أو معنوي. القالب يجمع جميع المحاور الأساسية لأي فعالية أو نشاط إعلامي ومن جميع جوانبه سواء كانت متعلقة بالمشاكل التي يواجهها الزائر قبل دخوله للمؤتمر أو الفعالية إلى حين قياس أثر الفعالية على الجمهور المستهدف.

يتكون القالب من 14 محور لكل محور يجب على أخصائي الاتصال والاعلام الإجابة عليها حتى يستطيع الخروج بخطة شاملة يمكن استعراضها على أصحاب الصلاحية لاعتمادها أو التوجيه حيالها. وحتى نستوعب قالب التخطيط للفعاليات والمناسبات الإعلامية سنأخذ مثال على جهة ما تحاول التخطيط لفعالية لكسب سلوك محدد من قبل إحدى فئات الجمهور المستهدف من قبل الجهة.

الهيئة العامة للغذاء والدواء تود تدشين فعالية لتسويق تطبيقها الإلكتروني المخصص للكشف عن الأدوية واستخداماتها وآلية تواصل مع جمهورها المستهدف للإبلاغ عن الصيدليات التي تقدم أدوية منتهية الصلاحية أو الاستفسار عن الآثار الجانبية لدواء ما. يجب قبل البدء في استخدام قالب الفعاليات تحديد الفئة المستهدفة فلكل فئة من الفئات التي ستشارك في الفعالية لها مسار وتخطيط مختلف عن الأخر فلا يمكن أن تعامل شركات الأدوية كفئة من الفئات المستهدفة ستشارك بأوراق علمية بمريض يبحث عن دواء غير متوفر في السوق ويبحث عن مورد لها داخل الفعالية، تقسيم الفئات وتنوع الأنشطة داخل الفعاليات أمر ضروري فالمخرجات لكل فئة تختلف عن الأخر، كأخصائي اتصال في هيئة الغذاء والدواء يمكنك التخطيط للفعالية وفق الخطوات التالية:

المحور الأول: سلوك الدخول
في هذا المحور يجب أن نعرف ما هو السلوك المتوقع للجمهور المستهدف للفعالية قبل انعقادها، فهناك بعض الفئات لديها انطباعات سلبية من عدم وجود منصة إلكترونية أو هناك بعض شركات الأدوية ستبحث عن فرصة للحديث مع القيادات والمسؤولين في الهيئة للترويج لمنتجاتهم عبر التطبيق أو بعض العيادات تبحث عن عقد شراكات مع شركات أدوية مشاركة في الفعالية. لذا من الضروري دراسة سلوك كل فئة قبل انعقاد الفعالية وطبيعة العوامل المؤثرة والاحتياجات لكل فئة.

المحور الثاني: المشكلات
قبل انعقاد الفعالية حتماً هناك مشكلات تواجهها كهيئة مع الفئات المستهدفة على سبيل المثال:

شركات الأدوية

  • عدم وجود وسيلة موثوقة لاستقبال الوصفات الطبية للمريض
  • تأخر وصول بعض التعاميم الرسمية من الهيئة للموردين
  • متابعة طلبات فسح الأدوية والمستلزمات الصحية
  • التواصل مع المختصين في الهيئة للاستفسارات

المستفيد النهائي

  • عدم وجود قناة تواصل تنبه المستفيد عن تنبيهات الهيئة وأنشطتها
  • عدم وجود مصدر رسمي يشرح مكونات الأدوية واستخداماتها
  • عدم وجود قناة تواصل للإبلاغ عن الأدوية المنتهية صلاحيتها
  • عدم وجود منصة رسمية للمقارنة بين الأدوية وبدائلها

المحور الثالث: التوقعات
ما هي التوقعات التي من الممكن أن تجدها لكل فئة من الفئات المستهدفة، ويمكن الإجابة على ذلك عبر أخذ عينة عشوائية من فئات الجمهور المستهدف وعقد ورشة عمل او اجتماعات فردية وجماعية لأخذ توقعاتهم التي من الممكن تضمينها ضمن أنشطة الفعالية. فبعض الشركات تتوقع وجود غرف أو قاعات اجتماعات مع موردين دوليين، وبعض الفئات كالأطباء أو الباحثين يتوقعون وجود أوراق علمية سيتم عرضها في الفعالية وبعض الفئات كالمرضى يتوقعون وجود زاوية مخصصة للتقديم للرحلات العلاجية أو الشركات التي تقدم السياحة العلاجية، وهكذا على بقية الفئات المستهدفة من الفعالية.

المحور الرابع: سلوك الخروج
في هذا المحور كمنظم للفعالية وكأخصائي اتصال ما هو السلوك الذي تطمح أن يتم تكريسه لدى زائر الفعالية عند خروجه؟ هل تود من المستفيد النهائي تحميل التطبيق على أجهزة الجوال؟ أو شركات الأدوية على المساهمة في تقديم قواعد بيانات لأدويتها على منصة تطبيق الجوال الجديد؟ أو الطبيب المعالج لاعتماد التطبيق كمنصة لتقديم الوصفات الطبية؟ في هذا المحور يجب أن تحدد الأثر التي تطمح للوصول إليه عبر تنفيذه هذه الفعالية.

المحور الخامس: الحلول
هل يمكن تقديم حلول إضافية عبر الفعالية لرفع مستوى الصورة الذهنية عن الهيئة؟ كيف يمكن التغلب على استفسارات وتوقعات الفئات المستهدفة عن الفعالية؟ في هذا المحور نجيب عن الحلول الممكنة التي يمكننا من خلالها تحويل تلك المشاكل إلى حلول عبر الفعالية سواء كانت أنشطة لتوعية بعض الفئات لآلية استخدام التطبيق أو تخصيص قناة تواصل يتم استحداثها عبر التطبيق.

المحور السادس: القناعات
كيف ستقنع زوار الفعالية بأن المشكلات التي يواجهها سيكون حلها عبر التطبيق الجديد؟ هل هناك أنشطة ضمن الفعالية يتم فيها تلبية رغبات الفئات المستهدفة كتخصيص معرض مصغر ضمن الفعالية للشركات التي تقدم السياحة العلاجية؟ او تخصيص مساحات لعقد الشراكات بين الشركات المحلية والدولية؟

المحور السابع: الالتزامات
كأخصائي اتصال وعند دراسة الفئات المستهدفة في الفعالية ستجد أن هناك تحديات ستواجه بعض الفئات على سبيل المثال مكان انعقاد الفعالية، فهناك بعض الفئات ستقوم بحجز تذكرة طيران لحضور الفعالية، أو حجز غرفة في فندق قريب من الفعالية. لذا يجب كأخصائي اتصال وضع تلك الالتزامات التي سيقوم بها الزائر للفعالية في الحسبان والعمل على إيجاد حلول تسهل عملية المشاركة مثل التعاقد مع الفنادق القريبة من الفعالية عبر وضع حسومات خاصة لزوار الفعالية وربما نقل الفعالية مباشرة على الموقع الإلكتروني للهيئة. وقد يكون بعض التحديات التي ستواجه الفئات المستهدفة هو وجود فئة تتحدث غير اللغة العربية يجب أن يتم توفير خدمات الترجمة الفورية أو مشاركة بعض ذوي الاحتياجات الخاصة للفعالية وعدم وجود خدمات النقل للوصول إلى الفعالية والعديد من الالتزامات التي يجب على أخصائي الاتصال التنبه لها.

المحور الثامن: العوائد
ما هي القيمة المضافة للزائر عند حضوره للفعالية؟ ماهي العوائد التي سيكتسبها الزائر عند مشاركته في الفعالية؟ أو عند حضور شركات الأدوية للفعالية؟ في هذا المحور يجب أن نبحث ما هي العوائد التي يمكن أن يكتسبها كل فئة من الفئات المستهدفة، فعلى سبيل المثال للشركات الأدوية قد يكون عدد الشراكات الناجحة في المؤتمر هي قيمة مضافة بالنسبة للشركة. في حين أن الأطباء والممارسين الصحين قد يكون العائد لهم هو خلق شبكة تواصل ومعرفة مع نظرائهم من الأطباء والممارسين الصحيين في دول أخرى أو في تخصصات طبية مختلفة.

المحور التاسع: التكاليف
ماهي تكاليف انعقاد الفعالية؟ هل هناك تكاليف طيران وضيافة مترتبة عند استقبال المتحدثين الرئيسين في الفعالية؟ ما هو قيمة تصميم شعار الفعالية؟ هل هناك تكاليف مترتبة لإدارة الفعالية؟ في هذا المحور يجب أن نضع جميع التكاليف التي يجب تضمنيها ضمن ميزانية الفعالية ويساهم في تحديد التكلفة التقديرية للفعالية.

المحور العاشر: الإيرادات
ما هو المردود الفعلي من إقامة الفعالية بالنسبة إلى الهيئة العامة للغذاء والدواء؟ هل هناك عدد معين من الشراكات التي يطمح لها الهيئة إنجازه من خلال الفعالية؟ أو عدد التنزيلات للتطبيق على أجهزة الحضور والمشاركين في الفعالية؟ هناك أرقام وقيمة مضافة من استحداث فعالية كهذا ففي هذا المحور نود أن نضع المؤشرات التي نود أن نستهدفها والوصول إليها عبر الفعالية.

المحور الحادي عشر: المهام
في هذا المحور نضع قائمة بالمهام التي يجب علينا إنجازها فعلى سبيل المقال هناك قائمة بأسماء الحضور والمشاركين في الفعالية، وهناك مهمة لاختيار واستعراض قائمة بالقاعات المناسبة لأصحاب الصلاحية وهناك قائمة لاختيار شركة متخصصة في تنفيذ المعارض والفعاليات وغيرها من المهام التي نود أن نضعها في هذا المحور.

المحور الثاني عشر: الوعود
ما هي الأنشطة الأساسية التي يجب أن تكون في الفعالية؟ ما هي الفقرات الأساسية التي يجب أن تتضمن في كلمة الافتتاح؟ ما هي أقسام ومحتويات المعرض المصاحب للفعالية؟ في هذا المحور نحاول أن نجيب مع الأنشطة الرئيسية التي يجب أن يتضمنها الفعالية بما يعكس ويلبي توقعات وعوائد الفعالية.

المحور الثالث عشر: رحلة التجربة
كيف سيعيش الزائر للفعالية تجربة مثالية يضمن انطباع عالي المستوى عن الفعالية؟ هل هناك مسار معين للفعالية بحيث يمكن للزائر الإطلاع على جميع محتويات الفعالية؟ في هذا المحور نطمح من خلاله وضع جدول زمني يساعد في التخطيط للمشاركة والحضور من قبل الفئات المستهدفة وتوزيع علمي لمحتويات الفعالية يضمن مرور الزائر لجميع زوايا الفعالية.

المحور الرابع عشر: التصميم والتخطيط
في هذا المحور نضع جميع العمليات السابقة إلى واقع عبر تصميم جميع احتياجات الفعالية من هوية عامة للمنتجات البصرية إلى عملية صياغة وصناعة المحتوى الإبداعي إلى طباعة وتنفيذ المجسمات المصاحبة للفعالية والتصميم الداخلي للمنصة الرئيسية و مواقع الجلوس للزوار وغيرها من عمليات الإنتاج والتصميم المتعلقة بالفعالية.

مقالات اخرى: