تقويم مركزي لجميع الفعاليات الإتصالية

مع كثرة الفعاليات والأنشطة التي تقوم بها في الجهة التي تعمل فيها، فإنه يستوجب القيام بتقويم مركزي تستطيع من خلاله تنظيم أولويات تلك الفعاليات والأنشطة الإتصالية. التقويم المركزي يساعد على التهيئة للفعاليات التي قد تحدث بعد عدة أسابيع أو بعد عدة أشهر. ويمكننا التعريف بالتقويم المركزي بانه جدول يعتمد بشكل كبير على ربط الفعاليات والأنشطة بجداول أيام السنة. كما يساهم هذا التقويم على جدولة المنشورات والمنتجات الإعلامية التي تود نشرها على صفحات التواصل الاجتماعية، على سبيل المثال يمكنك مواكبة على سبيل المثال، الأيام العالمية بحيث يمكنك القيام بأنشطة داخلية داخل منظومة المؤسسة التي تعمل فيها كنشاط اتصال داخلي بالإضافة إلى تصميم منشور عبر صفحات المؤسسة في وسائل التواصل الاجتماعي كنشاط اتصال خارجي للجمهور المستهدف من قبل المؤسسة.

في بعض الجهات الحكومية أو المؤسسات الخاصة، قد تحتاج بشكل أساسي إنشاء تقويم مركزي يساهم في ضبط عملية ظهور أنشطتك الإعلامية في قنواتك الاتصالية، بحيث يساعد التقويم على جدولة جميع الأنشطة التي تقوم بها إدارة الاتصال  والإدارات الأخرى في جدول يساعد عدم تداخل تلك الأنشطة الاتصالية مع بعضها البعض، مثال على ذلك قيام إحدى الإدارات كإدارة التعاون الدولي عندما تشارك في مؤتمر متخصص في دولة ما الشهر القادم. وجود تقويم مركزي سيساهم على تقليل الازدواجية في الفعاليات أو عدم دراية بالأنشطة الاتصالية التي تقوم بها بقية الإدارات والتي قد تحتاج أن تكون إدارة ما في المؤسسة متواجدة في ذلك المؤتمر أو المشاركة عبر تزويد الإدارة المعنية ببعض الملفات الترويجية أو التوعية لإبرازها في المؤتمر. كما يساعد التقويم على إدارة الموارد البشرية المتاحة لدى إدارة الاتصال والإعلام ففي بعض الجهات قد يكون هناك مصور واحد يصعب عليه أن يتواجد في فعاليتين مقامة في نفس التوقيت.

كما يساهم التقويم المركزي لإدارة الاتصال  في المؤسسات، التخطيط الجديد للمناسبة من جميع جوانبه الاتصالية بالإضافة إلى عملية جدولة المنشورات والمنتجات الإعلامية سواء كانت عبر الموقع الإلكتروني للمؤسسة أو عبر شبكة التواصل الاجتماعية. حيث يمكن من خلال التقويم معرفة الأوقات والأيام التي سيتم نشر مادة ما أو توقيت الحملة الإعلامية إذا ما كان هناك أكثر من حملة إعلامية يتم تفعيلها في أوقات مختلفة أو متزامنة لأكثر من حدث أو موضوع. ولأن كثرة المنتجات على صفحات شبكات التواصل الاجتماعية قد تزعج المتابعين أو الحاجة لبعض من تلك المحتويات تلامس فئة معينة من الجمهور المستهدف في توقيت يراعي الفئة، فإن ضرورة جدولة تلك المحتويات والمنتجات يجب أن تتم وفق منظور تقويم مركزي يعطي التأثير الإعلامي المطلوب عند الاستهداف. كما يساهم التقويم المركزي إعطاء نظرة عامة عن الفعاليات والأنشطة الاتصالية التي ستقام لصانع القرار أو صاحب الصلاحية سواء على مدار شهر أو على مدار العام.

ما هي المواضيع التي يمكن إضافتها في التقويم المركزي؟
اللقاء السنوي لوزارة الثقافة
اللقاء السنوي لمنسوبي وزارة الثقافة

1. الأيام العالمية والمحلية:
في أغلب التقاويم المركزية يجب أن يكون هناك مساحة مخصصة للأيام العالمية المعتمدة من قبل الأمم المتحدة وليس جميع الأيام يمكن المشاركة فيها فبحسب طبيعة كل جهة والدور المناط بالجهة يمكن الاستفادة من الأيام العالمية المعتمدة لدى الأمم المتحدة كيوم المعلم أو يوم الأم وغيرها من الأيام العالمية. بالإضافة يجب على إدارة الإعلام أو الاتصال في الجهة إضافة الأيام المحلية وهي المناسبات والأيام المعتمدة في المملكة كإجازة رمضان أو اليوم الوطني أو يوم التأسيس وغيرها من الأيام المحلية.

مشاركة وزارة الداخلية في معرض جايتكس

2. المعارض والمؤتمرات:
في بعض الجهات الحكومية بحسب المهام المناطة يجب مشاركتها ضمن المعارض والمؤتمرات الدولية السنوية كالهيئة العامة للصادرات أو هيئة الغذاء والدواء وغيرها من الجهات والتي تقام سواء كانت داخل المملكة أو في الدول الأخرى كمعرض جيتكس أو مؤتمر تقنيات التعليم. ولأن المشاركة في المعارض والمؤتمرات بحاجة إلى وقت كاف للإعداد الجيد لها يجب أن نضعها ضمن أولويات الفعاليات التي يجب تضمينها في التقويم المركزي.

3. الاجتماعات واللقاءات الرسمية:
جدولة اللقاءات الرسمية التي تتم بين قيادات الجهة مع جهات أو مؤسسات أخرى وطنية أو دولية ستساهم في إعداد الخطة الإعلامية المناسبة لترويج الاجتماع أو تساهم في تضمينها ضمن الحملات الإعلامية التي يعمل عليها الجهة. مثل الأيام التي ستعقد فيها الاتفاقيات أو زيارة إلى مصنع المؤسسة حتى يتم نشرها عبر البوابة الداخلية لمنسوبي المؤسسة. بالإضافة فإن على إدارة الاتصال والإعلام بحسب الاستراتيجية الإعلامية فإنه يجب جدولة الأنشطة الإعلامية التي سيقوم بها قائد المؤسسة أو الجهة مثل الظهور الإعلامي على قنوات التلفزيون أو المشاركة في مداخلات الراديو أو عبر نشر مقال عبر الجرائد والصحف الإلكترونية وغيرها من الأنشطة.

حملة وزارة الصحة للتوعية بمرض السكري
حملة وزارة الصحة لداء السكري

4. الحملات الإعلامية:
بحسب طبيعة الجهة والمؤسسة فهناك بالتأكيد حملات إعلامية تعمل عليها إدارة الاتصال والإعلام والتي يجب جدولتها بما يتوافق مع الأيام والمناسبات الأخرى. فإذا كنت تعمل في هيئة الغذاء والدواء فبطبيعة الحال ستكون هناك حملة توعوية مع بداية شهر رمضان عن أضرار فئة معينة من الأغذية التي يجب تجنبها عند الإفطار، كما هو الحال عندما تعمل على ترويج منتج جديد كتخفيض عن أجهزة إلكترونية ستراعي الوقت واليوم المناسب للترويج.

أين يمكن إنشاء التقويم المركزي؟
شكل التقويم المركزي في برنامج Outlook

عبر برنامج الـ Outlook أو التقويم المرتبط بالبريد الإلكتروني:
في أغلب الجهات الحكومية والمؤسسات الخاصة هناك نظام إلكتروني للمراسلات الإلكترونية (البريد الإلكتروني)، من خلال هذا النظام يمكنك إنشاء تقويم مركزي والأفضل أن يكون هناك شخص مسؤول في إدارة الاتصال والإعلام يناط به مهام جدولة وإضافة المناسبات كما يكون له فقط صلاحية الإضافة والتعديل والحذف. من مميزات استخدام تقويم مركزي إلكتروني هو مشاركة وإطلاع الإدارات والأقسام الأخرى لمن لديه الصلاحية الدخول إلى التقويم المركزي وتصفح الفعاليات والأنشطة الاتصالية بشكل فعال. كما يتيح هذا النوع من التقاويم إضافة بقية الأقسام أنشطتهم الاتصالي والاطلاع الفوري من قبل الإدارات الأخرى إذا ما كان هناك تعديل، أو حذف، أو إضافة لفعالية، أو نشاط في التقويم.

شكل التقويم المركزي في برنامج Excel

عبر برنامج الـ Microsoft Excel:
يمكن من خلال البرنامج إنشاء تقويم مركزي بحيث يتم مشاركة التقويم بشكل أسبوعي لأصحاب الاختصاص. يعيب هذا النوع من التقاويم طريقة الاستعراض حيث يجب أن يكون الشخص المعني بإضافة وتنسيق التقويم الإلمام بالبرنامج بالإضافة إلى المتابعة المستمرة في تغذية التقويم وإرساله بشكل دوري لأصحاب الصلاحية للاطلاع.

وحتى تضبط عملية تغذية التقويم المركزي، فإن إدارة الاتصال والإعلام يجب أن تقوم ببناء سياسة وإجراءات ودورة العمل المتعلقة بإضافة الفعاليات في التقويم المركزي لضبط الألية وتلافي الأخطاء. على سبيل المثال، قد تكون تلوين الفعاليات بلون معين بحسب طبيعة كل فعالية ستساهم في التفريق بين الأنشطة التي تقوم بها إدارة الاتصال والإعلام أو إدارة أخرى وغيرها من السياسات التي تضبط جودة وفعالية التقويم المركزي.

مقالات اخرى: